Archiv für die Kategorie „Kassensystem“
9. November 2009 | 
Autor: Kassensysteme - Gliederungstechniken von Texten in der Benutzerdokumentation
Je nach Aufgabenstellung und Produktfunktionen arbeiten Technisch Redakteure mit verschiedenen Gliederungstechniken von Texten in der Benutzerdokumentation eines Kassensystems. Jede Gliederungstechnik präsentiert dem Benutzer das Kassensystem aus einem speziellen ,,Blickwinkel”: Entweder bestimmen das Kassensystem und seine Funktionen den Aufbau des Benutzerdokumentation. Ein anderer Ansatz wären die Handlungen am Kassensystem selbst, beziehungsweise die Erwartungen des Benutzers, zum Aufbau der Dokumentation. Folgende vier Ansätze sind zu unterscheiden:
• Der produktorientierte Ansatz
• Der aufgabenorientierte Ansatz
• Der benutzerorientierte Ansatz
• Der erwartungsorientierte Ansatz
Der produktorientierte Ansatz beim Kassensystem
Die produktorientierte Gliederungstechnik geht vom Kassensystem und seinen Komponenten aus. Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf dem Produkt und seinen Komponenten. Bei komplexeren Produkten wie einem Kassensystem ist das Suchen nach einer Information innerhalb der Dokumentation äußerst zeitaufwendig und mühsam. Wie jede Gliederungstechnik muss der produktorientierte Ansatz eingesetzt werden, wo er sinnvoll ist: bei Stücklisten, Ersatzteilkatalogen und Kommandoregistern. Höhere Anforderungen werden an den Technikredakteur gestellt, wenn Entwicklerdokumentation, die in der Regel produktorientiert aufgebaut ist, auf die Bedürfnisse des Benutzers ,,umgestrickt” werden muss. Produktorientierte Überschriften erkennt man daran, dass sie oft kurz sind und aus einem Substantiv (mit oder ohne Artikel) bestehen, das den Komponentennamen bezeichnet.
Der aufgabenorientierte Ansatz
Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf den Aufgaben, die mit Hilfe der Kassensysteme bewältigt werden können. Bei diesem Ansatz muss der Benutzer in der Lage sein, abschätzen zu können, für welche Aufgaben sich das Kassensystem eignet. Falls die Zielgruppe diese Voraussetzung nicht mitbringt, sind Auflistungen der einzelnen Aufgaben, die übergeordneten Aufgabenstellungen zugeordnet werden, hilfreich. Über den aufgabenorientierten Ansatz lässt sich ein schneller Einstieg in die Dokumentation und in das Produkt finden, da der Benutzer des Kassensystems nach den Aufgaben sucht, die er oder sie mit Hilfe der Dokumentation lösen will. Aufgabenorientierte Überschriften erkennt man daran, dass sie aus einer Kombination aus Subjekt und (aussagekräftigem) Verb bestehen.
Der benutzerorientierte Ansatz
Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf der Chronologie der Handlungen, die der Benutzer des RegisrierKassensystems ausführen muss. Bei diesem Ansatz wird der Benutzer mit Hilfe von Anweisungsketten Schritt für Schritt in das Produkt eingeführt. Die Handlungsanweisungen sind dabei streng chronologisch aufgelistet, und zwar in genau der Reihenfolge, in der der Benutzer des Kassensystems die Handlungen ausführen muss (ohne ,,vorher” ,,nachher”). Benutzerorientierte Überschriften erkennt man daran, dass sie wie aufgabenorientierte Überschriften aus einer Kombination aus Subjekt und (aussagekräftigem) Verb bestehen. Häufig steht das Verb im Imperativ mit Benutzeransprache ,,Sie” (z. B. ,,Geben Sie den Tag ein.”).
Der erwartungsorientierte Ansatz
Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf der Erwartungshaltung des Benutzers des Registrierkassensystems. Den Aufbau der Dokumentation bestimmt die zentrale Frage: Wo und in welchem Zusammenhang sucht der Benutzer des Kassensystems die gewünschte Information? Falls das Produkt so konzipiert ist, dass die für den Benutzer naheliegende Reihenfolge nicht eingehalten werden kann, so handelt es sich um ein Problem des Produkt-Designs, das wie so oft dann in der Dokumentation deutlich zu sehen ist. Der erwartungsorientierte Ansatz bedeutet also konkret, dass der Aufbau der Dokumentation von einem Kassensystem berücksichtigt, was die Zielgruppe erfahrungsgemäß wo sucht. So sollten die wichtigsten und am häufigsten gebrauchten Aufgaben/Funktionen zuerst beschrieben werden. Genauso müssen Sicherheitshinweise immer am Anfang der Dokumentation der Kassensysteme stehen, während technische Daten und Problemlöseregister in der Regel gegen Ende erwartet werden.
Wenn die vorgestellten Gliederungsansätze gezielt und funktional eingesetzt werden, wird der Aufbau der Dokumentation für den Benutzer transparenter. Dabei wird jede Dokumentation immer eine Mischform der vier beschriebenen Ansätze sein.
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Registrierkasse im Benutzerhandbuch richtig darstellen
Unterschiedliche Darstellungstechniken werden in einem Benutzerhandbuch für Registrierkassen Systeme eingesetzt, um jeweils die angemessene Ausdrucksform für einen Sachverhalt zu finden. Dabei wird die textliche Darstellung als Grundlage verwendet, andere Darstellungstechniken kommen dort zum Einsatz, wo reine Textdarstellung zu umfangreich oder schwer zu verstehen ist. Die Textdarstellung in einer Benutzerdokumentation für eine Registrierkasse kann durch andere Darstellungsformen ersetzt oder ergänzt werden. So wird eine Tabelle einen Text ersetzen, in dem die entsprechenden Einträge aufgezählt werden. Eine Fotografie oder Grafik wird anstelle eines beschreibenden Textes verwendet (Ein Bild sagt mehr als tausend Worte). Eine Kurve oder ein Balkendiagramm veranschaulichen den Wert von Größen, die im Text genannt werden, ergänzt also den Text.
Die Ergänzung von Text durch andere Darstellungstechniken hat primär den Zweck, den Inhalt auf einer anderen Ebene darzustellen, und so die Chance zu erhöhen, das der Leser eines Benutzerhandbuches für Registrierkassen Systeme den Inhalt versteht. Es wird eine sog. „Redundanz“ (bedeutet das mehrfache Vorhandensein der selben Information) auf der Ebene der Darstellung ein, um die Verständlichkeit zu verbessern. Voraussetzung dafür ist, dass die verschiedenen Darstellungen in der Bedienungsanleitung der Registrierkasse eindeutig aufeinander bezogen sind. Das kann durch die Anordnung oder durch Verweise geschehen, jedoch ist die räumliche Nähe unterschiedlicher Darstellungen eines Sachverhaltes vorzuziehen. Eine Abbildung, die einen Sachverhalt erläutert, sollte in der Nähe des zugehörigen Textes stehen und nicht am Ende im Anhang des Benutzerhandbuch für Registrierkassen Systeme. Der Wechsel der Darstellungstechnik hat auch den Zweck, die Aufmerksamkeit des Benutzers zu erhalten oder zu erwecken und auf den Inhalt zu lenken. Eine visuelle Monotonie, wie sie eine reine Textdarstellung mit sich bringen kann, wird dadurch vermieden und es wird verhindert, das der Leser frühzeitig die Lust am Weiterlesen verliert. Ein visuell abwechslungsreicher Text in einem Benutzerhandbuch für Registrierkassen Systeme animiert eher zum Weiterlesen.
Unter dem Begriff „Layout“ werden hier zwei Aspekte zusammengefasst. Die Seitenaufteilung, d. h. die Anordnung der Elemente, die auf einer Seite vorhanden sind und die Typografie, die die Gestalt der Buchstaben behandelt, aus denen sich eine Text zusammensetzt. Die Bedeutung des Layouts einer Bedienungsanleitung für eine Registrierkasse liegt darin, dass Seitenaufteilung und Typografie die Aufnahme der in einem Texte enthaltenen Informationen durch den Leser beeinflussen. Die Festlegung des Layouts ist also die äußere Gestaltung eines Benutzerhandbuches für Registrierkassen Systeme und muss neben sachlichen Anforderungen auch ästhetische Ansprüche berücksichtigen. In den größeren Unternehmen für Registrierkassen Systeme gibt es meist bereits eine Festlegung über die Seitenaufteilung in den Handbüchern und über die Verwendung bestimmter Schrifttypen und andere Gestaltungselemente für bestimmte Zwecke (z. B.Firmenlogo, usw.).
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Das Kassensystem SAM 4S MultiData ER-5240MC präsentiert sich auf den ersten Blick leise, schnell und leistungsstark. Die wichtigsten Leistungen dieses Kassensystems im Überblick: Die Kasse von Samsung verfügt über einen Artikelspeicher für bis zu 1000 PLU, der maximal auf 10000 Artikel erweiterbar ist. Damit können die meisten Betriebsanforderungen abgedeckt werden. Für die Gastronomie wichtig ist die Tischverwaltung bis max. 500 Tische im Rahmen der flexiblen Speicheraufteilung, wobei eventuell eine Speichererweiterung notwendig ist. Das Kassensystem kann 2 Preisebenen verwalten und ist in der Lage, die Bediener überlappen zu lassen, das heißt, verschiedene Bediener können zur selben Zeit einen offenen Vorgang in der Kasse haben.
Das Kassensystem verwaltet bis zu max. 99 Hauptgruppen, max. 99 Bediener, davon maximal 15 Bediener über einen Schlüssel, der optional erhältlich ist. Die Kasse ist in der Lage 18 Stellen Artikel- oder Warengruppentext darzustellen. Bis zu 5 verschiedene Prozentsätze für Aufschlag oder Nachlass des Preises können gespeichert werden, sinnvoll zum Beispiel in der Bäckerei, wenn ein Sonntagsaufschlag berechnet wird, oder aber ältere Backwaren abends mit Preisnachlass verkauft werden. Dazu kommen 4 Mehrwertsteuersätze, 4 Fremdwährungen und bis zu 10 verschiedene Zahlungsarten, wie Bar, Scheck und Kreditkarten 1 – 8. Weiterhin bietet das Kassensystem 10 Macro-Tasten und kann Bediener Geheimcodes erkennen.
Um den Umgang mit den Kassen zu üben, hat man eine Trainingsfunktion, bei der die Daten nicht in den Speicher gelangen. Der leise und schnelle Thermodrucker kann 2 grafische Logos am Bonkopf und am Bonende aufdrucken, bietet ein gestochen scharfes Schriftbild und kann auf der Journalseite mit Spardruckfunktion drucken. Die Bonrollen sind einfach zu wechseln mit Hilfe der Drop & Print Papierführung. Die Bons werden automatisch von der Kasse geschnitten. Das Drucksystem hat 2-Stationen, eine für den Bondruck und eine für den Journaldruck und funktierniert mit direktem Thermodruck. Die Bonbreite beträgt jeweils 58mm auf der Bon- und Journalseite. Der Thermodrucker des Kassensystems bietet eine Druckgeschwindigkeit von 14 Zeilen pro Sekunde. Einige praktische Funktionen der Kassen sind zum Beispiel der schon erwähnte Bedienerwechsel während der Aufrechnung, die Möglichkeit zur Mehrwertsteuerumschaltung für beispielsweise Außer-Haus-Verkauf, die nachträgliche Rückgelderrechnung oder auch der Barcode-Druck auf dem Bon. Das Kassensystem hat 3 Ein- und 3 Auszahlungsfunktion, bietet Sofort-Storno und nachträgliches Storno oder auch einen nachträglichen Bon mit Bonpuffer, falls man nicht jeden Bon ausdrucken möchte.
Wichtig zu erwähnen ist auf jeden Fall auch das ausführliche Berichtswesen mit bis zu 30 Berichten und die Kassierer-Selbstabrechnung. Die Kassensysteme verfügen 2 serielle Schnittstellen RS-232 die konfigurierbar sind entweder für den Anschluss von PC, externem Display, Scanner, externem Drucker, EFT-Terminal oder automatischem Rückgeldgeber. Die Kassen haben eine Bedieneranzeige mit 2 Zeilen à 16 Zeichen mit hintergrundbeleuchteten LCD und eine numerische Kundenanzeige mit 10 Zeichen VFD. Die standardmäßige Normaltastatur hat 86 Tasten, die frei programmierbar sind. Die Abmessungen des Kassensystems sind (B x T x H): 365 x 405 x 200 mm, dazu kommt auf Wunsch die Geldschublade mit 8 Münz- und 4 Scheinfächern mit den Maßen 400 x 405 x 110 mm. Die Kasse hat ein Gewicht von ca. 15 kg. Das Kassensystem SAM4S MultiData ER-5240MC von Samsung bietet mit diesen Funktionen eine solide Leistung und kann die meisten Anforderungen eines Betriebes erfüllen.
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Moderne Kassensysteme machen auch vor dem Dienstleistungsbetrieb nicht Halt. Schon längst sind die Zeiten vergessen, in denen die Friseurin den Preis für den Haarschnitt und auch für die Dauerwelle ganz einfach auf einem Block addiert und dann in die Geldschublade unter dem Tresen kassiert hat. Mehrere Mitarbeiter, viele Kunden mit unterschiedlichsten Bedürfnissen und Grundvoraussetzungen, immer mehr zusätzliche Verkaufsartikel, um den Umsatz zu steigern, machen den Einsatz von modernen Kassensystemen in Haarstudios immer wichtiger. Was kann ein Kassensystem für den Friseur heute leisten? Erste Aufgabe ist natürlich die Preise für die geleistete Haarverschönerung, Kosmetik oder Haarprodukte und andere Leistungen auf zu addieren und der Kundin die Rechnung auszudrucken, die dann den entsprechenden Betrag zahlt. Da Kunden sehr viel Wert darauf legen, gut bedient und auch beim nächsten Mal wieder ein ähnlich gutes Ergebnis zu bekommen, ist es ratsam, gerade bei einem Dienstleister wie dem Friseur, die Kundendaten im Kassensystem speichern zu können. Moderne Kassensysteme bieten sogar die Möglichkeit, Vorher- und Nachherfotos von den Kunden und Kundinnen zu den Daten zu speichern, außerdem alle Details zu Haarbeschaffenheit, Schnitt, Vorbehandlungen und speziellen Wünschen der Kunden. So hat jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Daten und kann der Kundin genau den Schnitt, die Farbe oder die Welle anbieten, die sie schon vorher hatte. Wenn die Kundin nicht gerade eine Veränderung ihres Looks vornehmen möchte, wird sie für diesen umsichtigen Service sehr dankbar sein. Die Kundendaten können auch dazu herangezogen werden, gezielte Werbemaßnahmen zu ergreifen und Mailings zu zusenden. So können die Kunden dazu animiert werden, mal wieder im Salon vorbei zu schauen und sich verschönern zu lassen. Aber Kassensysteme können wesentlich mehr für die Erleichterung der Verwaltung eines Friseurbetriebes tun. Die Daten aus dem Kassensystem können von einem zentralen PC aus abgerufen werden. In der Regel funktioniert das per Kabel, wenn der PC sich im gleichen Gebäude befindet, oder auch über Telekommunikation, wenn das zentrale Büro weiter weg ist. Die Daten werden dann in einer angeschlossenen Warenwirtschaft oder einem ähnlichem Back Office Programm ausgewertet. So können die Umsätze in Statistiken über frei wählbare Zeiträume verarbeitet werden und beispielsweise Auskunft darüber geben, welcher Kunde welche Umsätze gemacht hat, die Tagesumsätze, Umsatz pro Mitarbeiter und sogar Arbeitszeiterfassung ist mit dem Kassensystem möglich. Filialbetriebe können die Umsätze der einzelnen Filialen miteinander vergleichen und möglicherweise aus den Ergebnissen tief greifende Erkenntnisse zu ziehen. Die Auswertungen machen deutlich, welche so genannten Renner und Penner sich im Warensortiment befinden. Nachbestellungen von benötigten Präparaten für Färbungen, Wellen, usw. werden über Bestellvorschläge leichter gemacht. Fazit: Moderne Kassensysteme machen die Abläufe im Friseursalon effektiver, verbessern den Service für den Kunden und geben einen besseren Überblick über die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse.
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Das erfolgreiche Betreiben eines Einzelhandels mit modernen Kassensysteme stellt die unterschiedlichsten Anforderungen an den Unternehmer. Die Ausstattung des Geschäftes vom Regal in dem die Waren sortiert und auf möglichst attraktive Weise angeboten werden können oder dem Fußboden, der pflegeleicht, rutschfest und unempfindlich sein sollte reicht dabei über die Beleuchtung, die Einteilung der Räumlickeiten in Verkaufs- und Ausstellungsbereich bis zu den Personalräumen und Lagerräumen. Allein die Wirkung des Verkaufsraumes wird dabei vom Ausstatter mit einem höchstmaß an Aufmerksamkeit bedacht. Hier spielt der Lichteinfall eine große Rolle und es wird in Warm oder Kalttonröhren und Stimmungslicht unterschieden. In modern ausgestatteten Einzelhandesgeschäften wird dabei sogar der Einsatz von harmonisierenden und stimmulierenden Aromen und Düften genutzt um die Kauflust der Kunden positiv zu beeinflussen. Bei so viel Aufmerksamkeit im Detail wird auch auf die Dekorationsmaterialien und deren Wirkung Wert gelegt und hier ist der Einsatz von professionellen Raumausstattern ein Muß. Dies hat sich zu einer speziellen Branche von Ausstattern und Ausstattungsbetrieben entwickelt und besonders große Einzelhandelsketten greifen auf ein Netzwerk von spezialisierten Raumausstattern zu. Dies hat der Vorteil, daß die Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens bereits analysiert sind und der Raumausstatter die Farbgestaltung, Zulieferbetriebe und Zeitabschnitte der Planungs- und Bauphase bestens überschaut und weitgehend eigendynamisch arbeiten kann. So kann die Unternehmensleitung sich auf die Organisation der weiteren Bereiche eines erfolgreichen Einzelhandels konzentrieren. Das Herzstück jeden Einzelhandels bildet hier eine leistungsstarke Registrierkasse oder vielmehr ein effizientes Kassensystem. Die Warenbewegungen, die im modernen Einzelhandel täglich stattfinden, sind groß und besonders in Filialbetrieben ist eine genaue Umsatzerfassung über das Kassensystem unerläßlich. Dabei ist die Entwicklung von schnellen Kassensysteme n, die eine optimale und genaue Erfassung des getätigten Kaufes ermöglicht heute eine Anforderung auf die sich namhafte deutsche Hersteller von Kassen und Kassensysteme spezialisert haben. Dazu können die Kassensysteme besonders im Einzelhandel mittels Scanner und Strichcode, man sagt auch Barcode, jeden Artikel erfassen. Die Verkaufszahlen werden dann in das zentrale Kassensystem übermittelt und von dort aus nach Bedarf in einem Auswertungssystem wie Warenwirtschaftssystem weiter verarbeitet. Ein weiterer Pluspunkt eines schnellen Kassensystem ist natürlich in erster Instanz der Nutzen des zahlungs- und kaufwilligen Kunden. In der heutigen Zeit ist es besonders wichtig, die gefühlte Wartezeit an der Kasse möglichst kurz zu halten, und so fühlt sich der Kunde in der Wahl seines Kaufhauses auch zum Abschluß noch einmal bestätigt.
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