Archiv für die Kategorie „Benutzerdokumentation“
9. November 2009 | 
Autor: Kassensysteme - Gliederungstechniken von Texten in der Benutzerdokumentation
Je nach Aufgabenstellung und Produktfunktionen arbeiten Technisch Redakteure mit verschiedenen Gliederungstechniken von Texten in der Benutzerdokumentation eines Kassensystems. Jede Gliederungstechnik präsentiert dem Benutzer das Kassensystem aus einem speziellen ,,Blickwinkel”: Entweder bestimmen das Kassensystem und seine Funktionen den Aufbau des Benutzerdokumentation. Ein anderer Ansatz wären die Handlungen am Kassensystem selbst, beziehungsweise die Erwartungen des Benutzers, zum Aufbau der Dokumentation. Folgende vier Ansätze sind zu unterscheiden:
• Der produktorientierte Ansatz
• Der aufgabenorientierte Ansatz
• Der benutzerorientierte Ansatz
• Der erwartungsorientierte Ansatz
Der produktorientierte Ansatz beim Kassensystem
Die produktorientierte Gliederungstechnik geht vom Kassensystem und seinen Komponenten aus. Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf dem Produkt und seinen Komponenten. Bei komplexeren Produkten wie einem Kassensystem ist das Suchen nach einer Information innerhalb der Dokumentation äußerst zeitaufwendig und mühsam. Wie jede Gliederungstechnik muss der produktorientierte Ansatz eingesetzt werden, wo er sinnvoll ist: bei Stücklisten, Ersatzteilkatalogen und Kommandoregistern. Höhere Anforderungen werden an den Technikredakteur gestellt, wenn Entwicklerdokumentation, die in der Regel produktorientiert aufgebaut ist, auf die Bedürfnisse des Benutzers ,,umgestrickt” werden muss. Produktorientierte Überschriften erkennt man daran, dass sie oft kurz sind und aus einem Substantiv (mit oder ohne Artikel) bestehen, das den Komponentennamen bezeichnet.
Der aufgabenorientierte Ansatz
Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf den Aufgaben, die mit Hilfe der Kassensysteme bewältigt werden können. Bei diesem Ansatz muss der Benutzer in der Lage sein, abschätzen zu können, für welche Aufgaben sich das Kassensystem eignet. Falls die Zielgruppe diese Voraussetzung nicht mitbringt, sind Auflistungen der einzelnen Aufgaben, die übergeordneten Aufgabenstellungen zugeordnet werden, hilfreich. Über den aufgabenorientierten Ansatz lässt sich ein schneller Einstieg in die Dokumentation und in das Produkt finden, da der Benutzer des Kassensystems nach den Aufgaben sucht, die er oder sie mit Hilfe der Dokumentation lösen will. Aufgabenorientierte Überschriften erkennt man daran, dass sie aus einer Kombination aus Subjekt und (aussagekräftigem) Verb bestehen.
Der benutzerorientierte Ansatz
Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf der Chronologie der Handlungen, die der Benutzer des RegisrierKassensystems ausführen muss. Bei diesem Ansatz wird der Benutzer mit Hilfe von Anweisungsketten Schritt für Schritt in das Produkt eingeführt. Die Handlungsanweisungen sind dabei streng chronologisch aufgelistet, und zwar in genau der Reihenfolge, in der der Benutzer des Kassensystems die Handlungen ausführen muss (ohne ,,vorher” ,,nachher”). Benutzerorientierte Überschriften erkennt man daran, dass sie wie aufgabenorientierte Überschriften aus einer Kombination aus Subjekt und (aussagekräftigem) Verb bestehen. Häufig steht das Verb im Imperativ mit Benutzeransprache ,,Sie” (z. B. ,,Geben Sie den Tag ein.”).
Der erwartungsorientierte Ansatz
Bei dieser Gliederungstechnik liegt der Blickwinkel auf der Erwartungshaltung des Benutzers des Registrierkassensystems. Den Aufbau der Dokumentation bestimmt die zentrale Frage: Wo und in welchem Zusammenhang sucht der Benutzer des Kassensystems die gewünschte Information? Falls das Produkt so konzipiert ist, dass die für den Benutzer naheliegende Reihenfolge nicht eingehalten werden kann, so handelt es sich um ein Problem des Produkt-Designs, das wie so oft dann in der Dokumentation deutlich zu sehen ist. Der erwartungsorientierte Ansatz bedeutet also konkret, dass der Aufbau der Dokumentation von einem Kassensystem berücksichtigt, was die Zielgruppe erfahrungsgemäß wo sucht. So sollten die wichtigsten und am häufigsten gebrauchten Aufgaben/Funktionen zuerst beschrieben werden. Genauso müssen Sicherheitshinweise immer am Anfang der Dokumentation der Kassensysteme stehen, während technische Daten und Problemlöseregister in der Regel gegen Ende erwartet werden.
Wenn die vorgestellten Gliederungsansätze gezielt und funktional eingesetzt werden, wird der Aufbau der Dokumentation für den Benutzer transparenter. Dabei wird jede Dokumentation immer eine Mischform der vier beschriebenen Ansätze sein.
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Registrierkasse im Benutzerhandbuch richtig darstellen
Unterschiedliche Darstellungstechniken werden in einem Benutzerhandbuch für Registrierkassen Systeme eingesetzt, um jeweils die angemessene Ausdrucksform für einen Sachverhalt zu finden. Dabei wird die textliche Darstellung als Grundlage verwendet, andere Darstellungstechniken kommen dort zum Einsatz, wo reine Textdarstellung zu umfangreich oder schwer zu verstehen ist. Die Textdarstellung in einer Benutzerdokumentation für eine Registrierkasse kann durch andere Darstellungsformen ersetzt oder ergänzt werden. So wird eine Tabelle einen Text ersetzen, in dem die entsprechenden Einträge aufgezählt werden. Eine Fotografie oder Grafik wird anstelle eines beschreibenden Textes verwendet (Ein Bild sagt mehr als tausend Worte). Eine Kurve oder ein Balkendiagramm veranschaulichen den Wert von Größen, die im Text genannt werden, ergänzt also den Text.
Die Ergänzung von Text durch andere Darstellungstechniken hat primär den Zweck, den Inhalt auf einer anderen Ebene darzustellen, und so die Chance zu erhöhen, das der Leser eines Benutzerhandbuches für Registrierkassen Systeme den Inhalt versteht. Es wird eine sog. „Redundanz“ (bedeutet das mehrfache Vorhandensein der selben Information) auf der Ebene der Darstellung ein, um die Verständlichkeit zu verbessern. Voraussetzung dafür ist, dass die verschiedenen Darstellungen in der Bedienungsanleitung der Registrierkasse eindeutig aufeinander bezogen sind. Das kann durch die Anordnung oder durch Verweise geschehen, jedoch ist die räumliche Nähe unterschiedlicher Darstellungen eines Sachverhaltes vorzuziehen. Eine Abbildung, die einen Sachverhalt erläutert, sollte in der Nähe des zugehörigen Textes stehen und nicht am Ende im Anhang des Benutzerhandbuch für Registrierkassen Systeme. Der Wechsel der Darstellungstechnik hat auch den Zweck, die Aufmerksamkeit des Benutzers zu erhalten oder zu erwecken und auf den Inhalt zu lenken. Eine visuelle Monotonie, wie sie eine reine Textdarstellung mit sich bringen kann, wird dadurch vermieden und es wird verhindert, das der Leser frühzeitig die Lust am Weiterlesen verliert. Ein visuell abwechslungsreicher Text in einem Benutzerhandbuch für Registrierkassen Systeme animiert eher zum Weiterlesen.
Unter dem Begriff „Layout“ werden hier zwei Aspekte zusammengefasst. Die Seitenaufteilung, d. h. die Anordnung der Elemente, die auf einer Seite vorhanden sind und die Typografie, die die Gestalt der Buchstaben behandelt, aus denen sich eine Text zusammensetzt. Die Bedeutung des Layouts einer Bedienungsanleitung für eine Registrierkasse liegt darin, dass Seitenaufteilung und Typografie die Aufnahme der in einem Texte enthaltenen Informationen durch den Leser beeinflussen. Die Festlegung des Layouts ist also die äußere Gestaltung eines Benutzerhandbuches für Registrierkassen Systeme und muss neben sachlichen Anforderungen auch ästhetische Ansprüche berücksichtigen. In den größeren Unternehmen für Registrierkassen Systeme gibt es meist bereits eine Festlegung über die Seitenaufteilung in den Handbüchern und über die Verwendung bestimmter Schrifttypen und andere Gestaltungselemente für bestimmte Zwecke (z. B.Firmenlogo, usw.).
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